Participation du REPONGAC au Microprojet pour le renforcement des capacités des Organisations de la société civile Congolaise en matière de redevabilité et transparence financière pour les bénéficiaires du fonds Européens destinés aux actions extérieures

Le REPONGAC avec sa mission de structurer, d’organiser et d’orienter les Organisations de la société civile en Afrique Centrale, s’engage dans le renforcement des capacités de tous ses membres et d’autres organisations de la société civile à travers l’Afrique centrale en matière de redevabilité et transparence financière à travers la vulgarisation de l’Acte Uniforme de l’OHADA relatif au SYCEBNL

C’est ainsi, du 22 au 31 octobre 2024, en RDC, à Kinshasa, dans la salle de fêtes GLADNESS, sise au n°4 de l’avenue Nguma, dans la commune de Kintambo, le REPONGAC a eu l’honneur et le réel plaisir de participer aux Ateliers de VULGARISATION DE L’ACTE UNIFORME OHADA RELATIF AU SYCEBNL (SYSTEME COMPTABLE DES ENTITES A BUT NON LUCRATIF), organisé par Athari-ONG, financé par l’Union Européenne à travers Louvain Coopération.

Le SYCEBNL, un système comptable unique et commun à tous les États-parties, instituer pour toutes les organisations de la société civile qui poursuivent un but désintéressé, et dont les ressources éventuellement générées par leurs activités servent exclusivement au fonctionnement et à la réalisation de leur objet social, qui DOIVENT DESORMAIS utiliser ce système pour organiser, produire et partager toutes les informations financières les concernant à leurs bénéficiaires.

Et l’absence d’un contrôle interne adéquat est un risque majeur. Il est donc essentiel de disposer d'un système de contrôle interne offrant des garanties raisonnables quant à la réalisation des objectifs.

Le contrôle interne a pour but de s'assurer, avec un degré de certitude raisonnable, que les opérations sont réalisées efficacement, que les informations financières disponibles sont fiables et que les exigences contractuelles sont respectées.

Les Attentes

Les attentes pour cet atelier étaient que les Organisations de la société civile Congolaise : connaissent le SYCEBNL à travers son cadre conceptuel, maîtrisent la nomenclature et le fonctionnement des comptes du SYCEBNL et savent comment présenter les états financiers de leurs structures respectives, conformément au SYCEBNL.

L’atelier était Subdivisé en deux parties (théorique et pratique)

Partie 1 : L’essentiel sur l’Acte uniforme OHADA relatif au SYCEBNL et le SYCEBNL

L’Acte uniforme est tout Acte pris pour l'adoption de règles communes à tous les Etats-parties au traité relatif à l'harmonisation en Afrique du droit des affaires, régissant une matière spécifique, et instituer un système comptable unique et commun à tous les États-parties, à travers lequel les Entités à but non lucratif DOIVENT, DESORMAIS, organiser, produire et partager les informations financières les concernant qui deviennent nécessaire et obligatoire pour être éligible à tous financements de l’Union Européenne et en conformité avec les exigences de toutes les institutions étatiques, privées et les membres dont l’entité est redevable.

Toutes les Organisations de la société civile ayant pour objet la gestion ou l’administration de projets de développement financés par des bailleurs bilatéraux, multilatéraux, privés ou publics doivent rendre compte de façon régulière et sincère aux évènements et opérations ayant affecté leur existence au cours d’un exercice, pour refléter l’image fidèle de leur patrimoine et de leur situation financière à travers les états financiers.

Structure des états financiers dans une Organisation de la société civile

Une suite complète d’états financiers forme un TOUT indissociable et comprend :

•       Le Bilan

•       Le Compte de résultat

•       Le Tableau des flux de trésorerie

•       Les Notes annexes

Ces états financiers sont annuels, obligatoire, en tout (Système normal) ou en partie (Système minimal de trésorerie), en fonction de la taille des OSC et leur présentation doit être désormais modélisée par le SYCEBNL.

Les Objectifs des états financiers sont :

      (i)            Fournir des informations utiles sur le patrimoine, la santé financière et les performances de l’Organisation et

    (ii)            Garantir la transparence de la gestion financière de l’Organisation et apporter de l’éclairage sur ses potentialités.

Les principaux utilisateurs de l’information financière des OSC

Dans une ONG, les différents utilisateurs qui ont besoin de s’informer sur l’état du patrimoine, la santé financière et les performances de l’Entité sont :

•       Les membres ;

•       Les bailleurs de fonds et autres contributeurs volontaires ;

•       Les usagers, bénéficiaires de services ;

•       L’Etat partie ;

•       Les partenaires sociaux et les organismes publics de contrôle ;

•       Les citoyens et leurs représentants.

Les dispositions pénales prévues par l’Acte uniforme

(a) Encourent des sanctions pénales, les dirigeants d’EBNL qui :

•       N’ont pas, pour un exercice, dressé l’inventaire et établi les états financiers annuels, ainsi que le Rapport d’activités ;

•       Ont sciemment établi et communiqué des états financiers ne reflétant pas l’image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’exercice ;

•       N’ont pas tenu et mis à jour le Registre des donateurs

•       N’ont pas provoqué la désignation de l’Auditeur ou ne l’ont pas convoqué à l’Assemblée générale ou à la réunion de l’instance qui en tient lieu, statuant sur les comptes.

(b) Encourent des sanctions pénales, les dirigeants d’EBNL ou toute personne de service qui :

•       Sciemment, ont fait obstacle aux vérifications ou au contrôle de l’Auditeur, ou qui ont refusé la communication sur place de toutes les pièces utiles à l’exercice de sa mission, notamment les contrats, livres, documents comptables et registres.

Partie 2 

La phase pratique a constitué l’utilisation ou l’exploitation des outils de contrôle interne. Le référentiel de contrôle interne élaboré par le « Commette on Sponsoring Organizations » de la Commission Treadway (COSO) est actuellement le cadre le plus largement accepté. www.coso.org    

Ce référentiel définit plusieurs niveaux et axes de contrôle interne :

ü  -L’environnement de contrôle interne ;

ü  -La définition d’objectifs ;

ü  -L’évaluation et la gestion des risques ;

ü  -Les activités de contrôle ;

ü  -La communication ;

ü  -Le suivi.

Mieux vaut prévenir que guérir : mettre en place un environnement de contrôles internes est essentiel. L’Absence de contrôles internes adéquats est un risque majeur. Il est donc essentiel de disposer d'un système de contrôle interne offrant des garanties raisonnables quant à la réalisation des objectifs. Le contrôle interne a pour but de s'assurer, avec un degré de certitude raisonnable, que les opérations sont réalisées efficacement, que les informations financières disponibles sont fiables et que les exigences contractuelles sont respectées.

Faute de bons contrôles internes, il existe un risque réel que les fonds ne soient pas bien utilisés, de la manière convenue dans le contrat. Des actifs peuvent se perdre, et la traçabilité des fonds n'être pas garantie.

En mettant en place un environnement de contrôle, la direction du projet « donne le ton » à l'ensemble de l'organisation, et contribue à sensibiliser son personnel à l'importance des contrôles. De même, en valorisant l'intégrité, l'éthique, la transparence, la compétence et le souci d'appliquer de bonnes pratiques de gestion, la direction crée un cadre favorisant la discipline et la structure.

Si un bénéficiaire ne peut pas prouver, au moyen des pièces justificatives, que les fonds ont bien été utilisés conformément aux exigences contractuelles, l'Administration contractante peut décider de ne pas couvrir les dépenses non étayées.

Commencé le Mardi 22 Octobre 2024 à 09 h 00, les ateliers sur la vulgarisation de l’acte uniforme de l’OHADA relatif au système comptable des entités à but non lucratif a pris fin le Jeudi 31 Octobre 2024 à 14 h 30 dans une ambiance très familiale.